Bố trí nhân sự là quá trình sắp đặt nhân lực vào các vị trí công việc của tổ chức. Sử dụng nhân sự là quá trình khai thác và phát huy năng lực làm việc của người lao động một cách tối đa nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc. Như vậy, việc bố trí và sử dụng nhân sự có liên quan chặt chẽ với nhau: bố trí đúng thì mới có thể sử dụng được, ngược lại nếu doanh nghiệp tìm và bố trí được nhân viên có năng lực mà không biết cách sử dụng họ thì hiệu quả tổng thể cũng sẽ không đạt được. Bố trí và sử dụng nhân sự giống như việc tạo dựng một đội bóng: cầu thủ nào chúng ta đang có? chúng ta có thể có? chúng ta cần? và vị trí nào, trận đấu nào phù hợp nhất với mỗi cầu thủ tại mỗi thời điểm khác nhau? Và xa hơn thế, làm thế nào để bồi dưỡng và tạo dựng được đội ngũ cầu thủ giỏi cho tương lai nhằm tạo thế chủ động cho câu lạc bộ…
Từ những khái niệm trên, có thể thấy bố trí nhân sự liên quan đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, và do vậy, mang tính ổn định. Sử dụng nhân sự liên quan đến cá nhân từng người lao động và mang tính linh hoạt. Và như vậy, các nhà quản trị trong doanh nghiệp đều phải tham gia tích cực vào công tác bố trí và sử dụng nhân sự
Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân sự
Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân sự
Như vậy, có thể thấy bốn mục tiêu cơ bản cần đạt được trong bố trí và sử dụng nhân sự là:
– Đảm bảo đúng số lượng: đảm bảo đủ số lượng lao động theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực. Đối với doanh nghiệp, bài toán đảm bảo số lượng nhân lực là cơ bản nhất.
– Đảm bảo đúng người: đảm bảo sử dụng lao động đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của người lao động. Người lao động được bố trí sai sở trường của họ thì sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động. Hơn nữa, trong xã hội hiện đại nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo ra động lực cho họ trong quá trình lao động.
– Đảm bảo đúng nơi, đúng chỗ: đúng theo yêu cầu của quá trình kinh doanh, đúng theo nhu cầu của bộ phận sử dụng lao động. Trong các doanh nghiệp quy mô lớn thì vấn đề lao động được sử dụng không đúng nơi thường xuyên xảy ra hơn, tức là các bộ phận trong doanh nghiệp bị ép sử dụng lao động từ trên xuống;
– Đảm bảo đúng thời hạn: có nghĩa là phải đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong quá trình kinh doanh do các yếu tố hưu trí, bỏ việc… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hoá các loại hình hợp đồng nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ.
Căn cứ vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, căn cứ vào quy mô kinh doanh, căn cứ vào thực trạng thị trường lao động, và quan trọng hơn là căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp để xác định xem doanh nghiệp ta cần có bao nhiêu cán bộ và nhân viên cho các chức danh cụ thể? với những tiêu chuẩn gì? vào thời điểm nào chúng ta sẽ cần? Và do vậy, nhà lãnh đạo phải biết trù tính để trả lời câu hỏi làm thế nào để có được những nhân sự phù hợp? Và làm thế nào để mỗi nhân viên và cán bộ chúng ta có phát huy hết năng lực sở trường của họ? Ngoài ra, bố trí và sử dụng nhân sự còn nhằm tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy được sở trường của mỗi người và từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc.
Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân sự
- Bố trí và sử dụng nhân sự phải có trù tính trước.
Doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể trong bố trí và sử dụng nhân sự để đảm bảo bố trí đúng người đúng việc. Quy hoạch cán bộ chính là việc xác định trước những người có khả năng đảm nhiệm những trọng trách trong những thay đổi nhân sự sắp có của doanh nghiệp. Đa phần các trù tính được tiến hành ngầm và không công khai. Lặng lẽ là một kỹ xảo và thể hiện trí tuệ của nhà quản trị. Điều này là rất quan trọng để đảm bảo chính sách quy hoạch cán bộ thành công bởi vì có thể nói cả thế giới này đều bị cho phối bởi tình cảm. Ngược lại, trên thực tế, nếu nhà lãnh đạo để người khác ý thức được sự quan tâm của mình đến những người thất bại thì bạn sẽ cứu được tính mệnh của họ trong vô tri vô giác. Ngoài ra, trong quy hoạch cán bộ cũng cần chú ý đến những nhân vật quyền uy đứng đằng sau thao túng tinh thần của họ nhằm tránh những trục trặc và rào cản.
Xuất phát từ nguyên tắc này, quá trình sử dụng nhân sự phải đảm bảo có mục đích. Theo đó, doanh nghiệp cần thiết lập được cho mỗi người một mục đích cần đạt đến trong mỗi thời kỳ. Ý tưởng dùng người là rất quan trọng vì nó có tính động viên nhân sự rất cao. Sử dụng nhân sự đúng mục đích ảnh hưởng đến sự trưởng thành của từng nhân viên và liên quan đến ích lợi của từng nhân viên và đóng góp của họ đối với doanh nghiệp. Cũng cần lưu ý là phải biết mạnh dạn trong bố trí và sử dụng nhân sự. Nhân sự giỏi là kết quả của quá trình bồi dưỡng mà nên, cần mạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông pha trong thực hiện những công việc nhiều thách thức. Dùng người mạnh dạn là phải biết phá bỏ các khuôn thước cũ. Thực trạng thị trường lao động của Việt Nam hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải mạnh dạn sử dụng nhân sự trẻ. Sử dụng nhân sự trẻ chính là sử dụng họ khi đang ở thời kỳ trai trẻ tinh lực thịnh vượng. Muốn làm được tốt điều này, nhà lãnh đạo cần phải đặt bài toán rõ ràng về đóng góp của từng nhân viên. Nếu nhân viên lập được những công lớn thì đừng cố đi tìm những sai sót vặt vãnh của họ. Việc đề bạt cán bộ nhanh hay chậm không chỉ dựa vào một căn cứ. Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp hoàn toàn có thể đề bạt vượt cấp.
Cuối cùng, khi dự trù nhân sự, doanh nghiệp cần phải tính toán trước về số lượng và chất lượng. Ngoài năng lực chuyên môn, bố trí và sử dụng nhân sự phải coi trọng phẩm chất đạo đức. Phẩm chất cá nhân của nhân viên là điều cần lưu tâm trong bố trí và sử dụng nhân sự. Ngoài các tiêu chuẩn về chuyên môn, doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chuẩn về tinh thần tiết kiệm, ý thức tập thể, tính liêm khiết trung thực, mức độ cam kết với doanh nghiệp… Sử dụng được những người có phẩm chất đạo đức tốt sẽ giúp doanh nghiệp giữ được thế ổn định lâu dài và chiêu mộ được nhiều người tài.
- Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc hiệu suất hay phải đảm bảo tính khoa học của tổ chức lao động.
Việc bố trí và sử dụng nhân sự phải căn cứ vào hiệu suất công việc phải đạt được. Các cá nhân phải làm tăng hiệu suất của tập thể, vì vậy cần phải đúng người, đúng việc, và phải tạo lập được các ê kíp làm việc phụ thuộc và hỗ trợ lẫn nhau. Cũng theo đó, nguyên tắc trong định biên và bố trí nhân sự phải là bố trí người theo yêu cầu của công việc. Để đảm bảo hiệu suất, việc bố trí và sử dụng lao động do vậy phải đảm bảo các nguyên tắc:
+ Đảm bảo tính chuyên môn hoá, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn hệ thống doanh nghiệp;
+ Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm. Trên nguyên tắc đó, mục tiêu, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân, vị trí, bộ phận trong doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng;
+ Đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp. Thực hiện theo nguyên tắc này, việc bố trí cán bộ phải đảm bảo phù hợp vơi năng lực của nhà quản trị, năng lực của nhân viên, các điều kiện cơ sở vật chất hỗ trợ quá trình làm việc, hệ thống thông tin… Nếu vi phạm nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng quá tải quản lý hoặc lãng phí nguồn nhân lực.
Bố trí và sử dụng nhân sự do vậy phải xuất phát từ hiện thực của doanh nghiệp và năng lực của nhân viên. Sự thành công của mỗi con người đều có quan hệ chặt chẽ đến môi trường của nó, trong tình huống bình thường hoàn cảnh hiện thực có thể trở thành điều kiện và cũng có thể trở thành vật cản cho sự thành công của nhân viên. Do đó dẫn dắt nhân viên xây dựng con đường trưởng thành và cống hiến phải căn cứ vào hoàn cảnh thực tế là điều rất có ý nghĩa.
Tiếp theo, nhà lãnh đạo cần biết tính toán phân loại nhân viên theo các cấp độ nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp và năng lực của nhân viên. Bố trí và sử dụng nhân sự như vậy phải căn cứ đúng vào sở trường và các tố chất khác nhau của mỗi người để tính toán các cấp độ sử dụng, cũng như mức độ mà mỗi người có thể đạt đến. Việc đánh giá chính xác nhân viên do vậy cũng tỏ ra rất quan trọng. Nhà quản trị phải có tinh thần tỉnh táo, sâu sắc và có năng lực đánh giá khách quan khi dùng người theo các cấp độ.
Hơn nữa, việc bố trí và sử dụng nhân sự theo nguyên tắc hiệu suất sẽ yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhân viên theo đúng trình độ của họ (Dùng người theo học thức). Điều cơ bản cần lưu ý là học thức của một con người luôn thay đổi theo quá trình học tập và tu dưỡng của họ. Như vậy, với mỗi nhân viên muốn được người khác sử dụng mình thì phải không ngừng gia tăng tri thức. Nhà quản trị do vậy cũng phải biết vạch ra lộ trình phấn đấu tu dưỡng cho từng cá nhân để có thể sử dụng họ vào các công việc thích hợp tại các thời điểm khác nhau.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần quán triệt bố trí và sử dụng nhân sự phải gắn với chức vụ. Cách dùng người phải căn cứ vào năng lực của họ để cho họ một chức danh. Một nhà quản trị nhân sự giỏi phải biết căn cứ vào tài năng cao thấp của nhân viên để cất nhắc họ vào những chức vụ thích hợp, căn cứ vào đạo đức phẩm chất của họ để xác định vị trí của họ. Vật dụng không thể chỉ nhìn bề ngoài để đánh giá tác dụng, nhưng với mỗi con người nếu không dành cho họ một chức danh phù hợp thì sẽ không thể có được. Như vậy, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần phải có được danh và phận cho riêng mình.
Cuối cùng, bố trí và sử dụng nhân sự phải cân nhắc giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể khi bố trí và sử dụng nhân sự. Khi bố trí và sử dụng nhân viên cần phải lấy nguyện vọng và lợi ích của đa số làm mục đích. Theo đó, nhà quản trị giỏi phải thực hiện đồng thời hai xu hướng: xu hướng thứ nhất là không quá hẹp hòi với người thân thuộc và người có quan hệ, xu hướng thứ hai là cũng không được phép mang chức vụ ra làm vật thay cho tình cảm để tặng người. Tuyển nhân viên phải đảm bảo thực hiện có chức vụ mới tuyển người chứ không nên vì cá nhân nào đó mà đặt ra các chức vụ. Thực chất là bố trí người theo công việc chứ không bố trí chức vụ theo con người. Nhà quản trị khi bố trí nhân sự phải chú trọng cân nhắc để tránh xuất phát từ cá nhân mà làm hại lợi ích tập thể. Hơn thế, cần phải thấy rõ ràng là không nhất thiết phải sử dụng người có quan hệ mật thiết với mình để hoàn thành những công việc quan trọng. Người có ý kiến cùng với lãnh đạo chưa hẳn đã dùng được, và cũng chớ loại bỏ ngay những người có ý kiến trái ngược.
- Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc tâm lý xã hội hay tạo nhóm làm việc hiệu quả.
Con người sẽ làm việc tích cực khi có các động cơ thúc đẩy, nếu động cơ càng mãnh liệt thì sự tích cực càng gia tăng. A. Maslow là người đã khái quát động cơ của con người qua thang bậc nhu cầu. Vận dụng lý thuyết của A. Maslow, có thể rút ra các kết luận về bố trí và sử dụng nhân sự như:
- Giao cho người lao động nhiều việc phức tạp để tạo ra thách thức
- Khích lệ nhu cầu thành đạt
- Luân chuyển công việc
- Tạo niềm vui trong công việc
Do vậy, quan hệ giữa con người trong công việc cũng là điều cần được lưu ý trong bố trí và sử dụng nhân sự. Con người là một chủ thể phức tạp, là tổng hoà các mối quan hệ xã hội dựa trên nền tảng sinh học. Do vậy cần chú ý đến các mối liên hệ tình cảm của họ trong khi bố trí và sử dụng. Kết quả nghiên cứu của Mayor (tiến hành thực nghiệm tại nhà máy Western Electric ở Heathrow thuộc Chicago) đã minh chứng điều này. Khi doanh nghiệp chú trọng đến yếu tố tâm lý xã hội trong quá trình xây dựng các nhóm thì sẽ đảm bảo được nâng cao năng suất lao động chung của mọi người.
Ngoài ra, tục ngữ có câu “giang sơn dễ thay đổi, bẩm tính khó thay đổi”. Do vậy, bố trí và sử dụng nhân sự phải xem xét bẩm tính của mỗi nhân viên để có thể chế ngự và phát huy được tài năng của từng người. Bố trí và sử dụng nhân sự do vậy cần phải có nghệ thuật. Theo đó, nhà lãnh đạo cần dùng các phương pháp khôn khéo. Muốn tạo dựng được ê kíp làm việc hiệu suất, cần lưu ý rằng “trong nhà có bà vợ độc ác thì bạn bè không tới, trong thuộc hạ có những kẻ đố kỵ thì người hiền tài sẽ rời xa”.
- Bố trí nhân sự phải đảm bảo phát triển cho từng cá nhân và làm giàu công việc
Khi bố trí và sử dụng nhân sự một mặt doanh nghiệp cần có sự lựa chọn kỹ lưỡng nhưng cũng phải quán triệt nguyên tắc dùng người không quá cầu toàn. Quản trị nhân sự Phương Đông cho rằng kẻ hiền sỹ không phải là thánh nhân và mỗi người không thể cầu toàn. Còn quản trị nhân sựi Phương Tây thì lại ví con người ta như một chiếc xe hai bánh, một bánh tài và một bánh tật. Người nhiều tài sẽ lắm tật, và như vậy nếu ta cố gắng loại bỏ chiếc bánh tật đi thì chiếc xe sẽ trở thành không sử dụng được. Nhà quản trị nhân sự giỏi cần phải biết phát huy tài năng của mỗi người và tìm cách chế ngự các điểm hạn chế của nhân viên.
Tiếp theo, bố trí và sử dụng nhân sự theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên thấy hứng thú khi thực hiện công việc đúng chuyên môn. Một nhân viên thường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể tham gia vào nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên, nhà quản trị cần phải sử dụng phương pháp phân tích đánh giá để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổi trội và có ích nhất cho tổ chức. Từ đó bố trí, sử dụng nhân viên vào các công việc mà họ có chuyên môn giỏi nhất và có thể đem lại hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Chúng ta đều biết, người ta không thể biết làm mọi thứ, bố trí nhân sự do vậy phải đảm bảo cho nhân viên phát huy hết sức của họ nhưng không mai một tài năng của họ. Bố trí và sử dụng nhân sự do vậy cần chuyên sâu chứ không cần ham nhiều. Doanh nghiệp nên hạn chế việc kiêm chức kiêm nhiệm. Trong mỗi chức vụ cũng không nên kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau mà đòi hỏi một người khó đảm nhiệm hết được trên khía cạnh chuyên môn. Thực tế có thể thấy rằng không phải ai cũng là thiên tài, một người do vậy đảm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau thì rất khó khăn có thể hoàn thành tốt nhất tất cả các công việc.
Hơn nữa, khi bố trí sử dụng nhân sự thì cần phải lấy chữ tín và lòng tin làm gốc. Tuyển được người có năng lực, bố trí được họ vào những công việc thích hợp đã là điều khó, nhưng điều khó lớn nhất đối với doanh nghiệp là phải tin tưởng họ một cách đầy đủ. Nhà quản trị dành cho cấp dưới các chức vụ thì phải để cho họ có quyền hành động trong phạm vi chức trách. Tình trạng nghi ngờ bừa bãi sẽ làm giảm nhanh chóng nhiệt huyết của nhân viên. Khi bố trí nhân sự nên thận trọng trong tuyển dụng và lựa chọn, không nên tin dùng trước sau đó lại không tin. Để làm được điều đó, trong quá trình sử dụng nhân sự cần phải biết rộng lượng, tư nhiên mới thu phục được nhân viên. Nhà quản trị phải quán triệt rằng không lo thiếu người có năng lực mà chỉ sợ thiếu lòng tin để sử dụng họ. Từ đó, bố trí và sử dụng nhân sự cần phải đi đôi với thành ý của nhà quản trị. Điều quan trọng nhất là nhà quản trị phải tỏ ra cho thành tâm chứ không nên chơi trò chơi quyền lực với nhân viên. Bố trí nhân viên do vậy nên được thể hiện thông qua những cuộc gặp gỡ trao đổi giữa cấp trên và người được bố trí để thông suốt họ, cho nhân viên thấy nhà quản trị hiểu, thương yêu và tin tưởng họ. Khi không tin thì không bố trí và sử dụng, khi đã tin thì không nên lạnh lùng với nhân viên.
Nguồn: nexedu.com
