HỘI THẢO THƯỜNG NIÊN – Văn hóa tổ chức và Sức mạnh của Truyền thông nội bộ (01/10/2018)

Cập nhật: 01-10-2018

Để đánh giá một doanh nghiệp phát triển bền vững không chỉ dừng lại ở hiệu quả tài chính, chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà một điểm tạo sự khác biệt đối với các doanh nghiệp khác chính là văn hóa tổ chức. Đây chính là tài sản vô hình của doanh nghiệp bao gồm các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, mục tiêu, văn hóa ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Để kết nối và phát triển văn hóa tổ chức thì sức mạnh của truyền thông nội chính là “mạch máu” giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp được vận hành tốt hơn.

Và đây cũng chính là nội dung Hội thảo thường niên 2018 của Hiệp hội nhân sự HRAvới chủ đề “ VĂN HÓA TỔ CHỨC & SỨC MẠNH CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ” diễn ra vào Chủ Nhật ngày 23 tháng 09 năm 2018 tại khách sạn Pullman, 40 Cát Linh, Hà Nội với sự tham dự của hơn 230 người gồm các hội viên HRA, khách mời, đại diện nhà tài trợ, các chuyên gia, quản lý, chuyên viên của cộng đồng nhân sự và đại diện, lãnh đạo của các doanh nghiệp.

Mở đầu chương trình, Bà Vũ Thị Mai Thu – Chủ tịch HRA đã có bài phát biểu khai mạc hội thảo, giới thiệu về sứ mệnh của HRA, mục tiêu của hội thảo và khẳng định đây là chủ đề luôn thu hút được sự quan tâm của rất nhiều đối tượng trong và ngoài hiệp hội.

Bà Vũ Thị Mai Thu- Chủ tịch HRA khai mạc hội thảo

Phiên làm việc buổi sáng:

Với lỗi dẫn dắt dí dỏm, cách chia sẻ cói mở, bà Hà Minh Châu- Giám đốc chiến lược của ngân hàng Techcombank, đưa cả khán phòng đi từ bất ngờ này đến bất ngờ khác khi được tiếp cận đến những khái niệm tưởng đã biết nhưng lại như mới về văn hóa tô chức. Theo diễn giả, văn hóa là nền tảng tạo nên các hành vi tích cực để phát triển tổ chức, thực hiện chiến lược và đóng góp tới 46% lợi nhuận trước thuế cho doanh nghiệp và đã có những điển hình doanh nghiệp có văn hóa ưu việt trở thành nơi làm việc mơ ước của người lao động (Best place to work). Văn hóa tổ chức được ví như tảng băng trôi với phần nổi là những biểu hiện về hành vi của các thành viên trong tổ chức và phần chìm là hàng loạt những giá trị và nguyên tắc hoạt động, về lễ nghi, về giá trị cốt lõi, quan niệm, niềm tin mà tổ chức hướng tới. Trong hành trình “5 chữ S” để xây dựng văn hóa tổ chức thì việc phổ cập văn hóa tổ chức (Socialize) và duy trì văn hóa tổ chức (Subtain) là những yếu tố quyết định sự thành bại của văn hóa tổ chức.

Ảnh: Bà Hà Minh Châu – Giám đốc chiến lược văn hóa tổ chức – ngân hàng Techcombank

Tuy nhiên, quá trình lựa chọn phong cách văn hóa cũng như áp dụng văn hóa trong doanh nghiệp chưa bao giờ là câu chuyện dễ dàng. Cuộc khảo sát ngắn cho các thành viên tham dự hội thảo thu được những kết quả khá bất ngờ. Qua lăng kính của cán bộ nhân viên tại các tổ chức, họ sẽ sẵn sàng giới thiệu cho bạn bè những tổ chức có văn hóa tốt như một nơi tuyệt vời để làm việc và 85% số người được hỏi đều nhất trí cao tới sự hợp tác sẽ thể hiện văn hóa tổ chức tốt, và công cụ gây ảnh hưởng tốt nhất để thay đổi hành vi của các thành viên trong tổ chức  chính là sự “làm gương” của lãnh đạo.

Chia sẻ về 6 năm triển khai chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp, từ năm 2012 đến năm 2017, bà Nguyễn Thị Bích Huyền – Cố vấn Quản trị Nguồn nhân lực, ngân hàng VPBank, nhắc đến những trải nghiệm khó quên với dự án văn hóa doanh nghiệp tại VPBank. Bà so sánh quá trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp giống như hành trình lột xác của đại bàng. Trong giai đoạn tuổi 40, móng vuốt, mỏ đại bàng trở nên yếu ớt, khó bay lượn, đôi cánh nặng nề do quá nhiều lông. Trước tình cảnh đó, đại bàng có hai lựa chọn: hoặc chờ đợi cái chết, hoặc trải qua quá trình thay đổi đau đớn kéo dài 150 ngày để có thể tái sinh. Đại bàng sẽ bay lên một đỉnh núi cao, đập mỏ vào đá, bẻ hết móng vuối và bứt hết lông. Sau 5 tháng chịu đau đớn, đại bàng sẽ hồi sinh, tự do bay lượn và sống thêm gần 30 năm nữa. Tương tự như vậy, các tổ chức đứng trước yêu cầu thay đổi về văn hóa sẽ gặp phải nhiều khó khăn, trở ngại, đặc biệt là các trở ngại từ bên trong. “Tuy nhiên, nếu ta chấp nhận các khó khăn, thử thách, thậm chí đau đớn, hy sinh để thay đổi, ta có thể gặt hái được những thành công mà ta thậm chí không ngờ tới trước đó”, bà Huyền nhấn mạnh. Từ kinh nghiệm triển khai chiến lược văn hóa thực tế trong nhiều năm qua, bà Huyền cho rằng, thách thức lớn nhất đồng thời cũng là yếu tố chủ chốt quyết định sự thành công của hành trình xây dựng văn hóa là vai trò làm gương và dấu ấn của lãnh đạo cấp cao, Đừng ngần ngại mà ngược lại hãy kiên trì tìm kiếm sự dẫn dắt và đồng hành của lãnh đạo trên mọi cung đường chuyển đổi.

Bà Nguyễn Thị Bích Huyền, cố vấn quản trị nguồn nhân lực ngân hàng VPBank.

Phiên làm việc buổi chiều:

Cũng liên quan đến vấn đề này, diễn giả Hoàng Nam Tiến – Chủ tịch FPT Software cho rằng, để có cơ hội trường tồn, doanh nghiệp cần phải xây dựng giá trị cốt lõi và chú tâm vun đắp cho văn hóa công ty. Trong quá trình đó, vai trò của lãnh đạo quyết định sự sống còn của văn hóa tổ chức. Nhiều công việc chân tay tưởng chừng nhỏ như dọn dẹp văn phòng, sắp xếp đồ dùng đều là cách để thể hiện rằng bạn thật sự quan tâm và để ý đến chất lượng công việc cũng như môi trường sinh hoạt của nhân viên.

Xây dựng hình ảnh lãnh đạo hoàn hảo không phải là việc làm đơn giản, lại càng không thể thực hiện ngay trong một sớm một chiều. Hình ảnh lãnh đạo luôn cần là những người đi tiên phong trong các hoạt động tạo nên văn hóa tổ chức và thường xuyên gắn nó cùng các hoạt động truyền thông nội bộ để dễ dàng truyền tải tiếng nói và tiếp cận các thành viên một cách tự nhiên, hiệu quả nhất.

Con số dẫn chứng mà ông Tiến cung cấp khiến người tham dự ngạc nhiên là FPT Software có đến 300 cán bộ làm văn hóa và truyền thông nội bộ, trong tổng số 15.000 kỹ sư làm ở các công ty trong hệ thống FPT trên toàn thế giới, cho thấy mức độ ủng hộ và cam kết của lãnh đạo ở FPT.

 

Ông Tiến khẳng định văn hóa không phải được xây dựng với mục tiêu trước tiên là thu hút hay gắn kết người tài. Trong tổ chức, giải quyết vấn đề giữ chân 5% người tài không khó, nhưng giữ nhân 95% nhân viên còn lại mới là điều không hề đơn giản. Với cách kể chuyện dí dỏm, Ông Tiến chia sẻ những câu chuyện thực tế và khẳng định muốn làm văn hóa tổ chức cần làm theo kiểu chiến tranh nhân dân, nghĩa là tất cả các thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến nhân viên bảo vệ đều phải tham gia thực hiện.

Ông Hoàng Nam Tiến – Chủ tịch công ty TNHH phần mềm FPT (FPT Software)

Để không chỉ là các giá trị nằm trên giấy, văn hóa tổ chức cần được lan tỏa trong tổ chức bằng các công cụ truyền thông nội bộ công cụ hữu hiệu. Hơn nữa, để truyền thông nội bộ hiệu quả, các hoạt động, các chiến dịch, các kênh tổ chức truyền thông nội bộ cần phải được thiết kế và triển khai một cách sáng tạo, tránh sự khô cứng và nhàm chán.

Với kinh nghiệm tư vấn và triển khai truyền thông nội bộ cho nhiều doanh nghiệp lớn, ông Lê Quang Vũ, nhà sáng lập công ty Blue C đã giới thiệu các công thức cần thiết, quan trọng đối với người làm truyền thông nội bộ. Đó là công thức xác định mục tiêu (BELIEVE), công thức sáng tạo (ART), công thức đo lường hiệu quả nội dung (SHARES), công thức tạo gắn kết (3S), công thức xây dựng đội ngũ truyền thông nội bộ (4D).

Không những thế, ông Vũ cũng đã mang đến hội thảo một cái nhìn cởi mở hơn với truyền thông nội bộ. Theo ông Vũ, ranh giới giữa truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài sẽ có xu hướng xích lại gần nhau hơn. Sự lên ngôi của doanh nghiệp xã hội với 10 xu thế quản trị vốn con người đang diễn ra sẽ ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp trong việc truyền thông nội bộ. Xu hướng nhóm lãnh đạo theo nhóm sẽ tạo cho các teamleader phát huy được vai trò của mình trong việc giải quyết vấn đề và nắm bắt cơ hội để xây dựng quan hệ bên trong và bên ngoài. Và đặc biệt hơn trong thời đại I4.0 thì mạng xã hội ngày nay không chỉ dành cho cá nhân mà đang trở thành công cụ giao tiếp phổ biến mới tại nơi làm việc và là nền tảng tiềm năng gia tăng sức mạnh cho truyền thông nội bộ. Các nhà quản lý cần phải nắm rõ cách thức hoạt động của mạng xã hội để vừa giúp nhân viên nâng cao hiệu suất, vừa khích lệ họ tăng cường trao đổi thông tin trong tổ chức.

Ông Lê Quang Vũ- nhà sáng lập công ty Blue C

Phần thực hành về cách làm truyền thông nội bộ khá lôi cuốn người tham dự tham gia thảo luận. Các nhóm đã khá hào hứng thể hiện cách nhìn về TTNB qua các hình thức như thơ, ca, hò, vè và cả bằng những bức tranh khá ngộ nghĩnh để thấy được rằng cách làm truyền thông nội bộ cũng cần phải cởi mở hơn, sáng tạo hơn và có nhiều điểm khác biệt hơn so với trước đây.

Hội thảo lần này cũng đã chính thức kết nạp thêm 11 hội viên mới, tăng số lượng thành viên của Hiệp hội lên con số hơn 260 người để thấy được những hoạt động của HRA đang ngày càng chuyên nghiệp hơn, chuyên sâu hơn và đóng góp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng những người trong ngành nhân sự và lãnh đạo các doanh nghiệp.

 Kết nạp hội viên mới

Hội thảo thường niên 2018 nhận được sự trợ giúp kỷ lục của 5 đối tác đồng hành và 6 nhà tài trợ khác. Thay mặt cho HRA, Chủ tịch HRA đã gửi tới các đối tác đồng hành những lời cảm ơn chân thành tới:Công ty cổ phần giải pháp công nghệ OOC, Công ty cổ phần cung ứng nhân lục toàn cầu NIC, Trung tâm anh ngữ AMES, Công ty cổ phần Tư vấn quản trị doanh nghiệp Tinh Vân, Công ty Base.vn vì sự hỗ trợ cả về vật chất, tinh thần, chuyên môn và nguồn lựcluôn trong các hoạt động của hội thảo. Chủ tịch HRA cũng gửi lời cảm ơn và những phần quà lưu niệm tới: Công ty RVI Singapore tại Hà Nội, Công ty cổ phần Mimax, Chương trình Thạc sỹ Quản trị kinh doanh đại học Andrews – Hoa Kỳ, CFVG – Trung tâm Pháp Việt đào tạo về quản lý, Công ty cổ phần phát triển nội dung BlueC đã là nhà tài trợ đồng cho hội thảo lần này.

Đại diện HRA tặng hoa và quà lưu niệm tới các đối tác đồng hành

Đại diện HRA tặng hoa và quà lưu niệm tới các nhà tài trợ

Thanh Tuyền – Ban Truyền thông đối ngoại – HRA

Những hình ảnh của hội thảo: Tại đây

Tài liệu hội thảo: Tại đây