Khi các lực lượng toàn cầu đang cùng nhau tạo sự thay đổi đột phá trong cách thức thực hiện công việc, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và nhân sự đang suy nghĩ lại cách họ tuyển dụng, cấu trúc công việc, tăng tốc kết nối nhân sự trong tổ chức… trong đó cấu trúc công việc phù hợp có thể thúc đẩy sự chuyển đổi của tổ chức. Doanh nghiệp đã có một tổng thể cấu trúc công việc tối ưu hóa năng suất và chất lượng công việc chưa? Tổ chức cần làm gì để tạo sự liên kết trong phối hợp và củng cố các chiến lược quản lý nhân tài, chi trả đãi ngộ công bằng ? Đây chính là nội dung chính của Hội thảo chuyên môn của HRA với chủ đề “PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC” tổ chức vào sáng Chủ nhật ngày 19/05/2019 tại tòa nhà Ocean Park số 1 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội đã thu hút hơn 130 đại biểu là đối tác đồng hành, các nhà tài trợ, hội viên HRA cùng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, những người hành nghề quản lý nguồn nhân lực quan tâm tham dự.
Mở đầu hội thảo, Bà Vũ Thị Lê Lan, Giám đốc Dịch vụ Tư vấn Nguồn nhân lực của Deloitte Consulting Asia Pacific tại Việt Nam dẫn dắt người nghe hiểu về phương pháp thiết kế công việc và những lợi ích từ việc thiết kế công việc
Ảnh: Bà Vũ Thị Lê Lan, Giám đốc Dịch vụ Tư vấn Nguồn nhân lực của Deloitte Consulting Asia Pacific tại Việt Nam
Khảo sát của Deloitte cho thấy cách mạng công nghiệp 4.0 tác động rất nhiều đến cấu trúc của các tổ chức. Xu thế hình thành cơ cấu tổ chức sẽ theo mô hình áp dụng công nghệ số hóa, ảnh hưởng rất nhiều của dữ liệu lớn (Big data), coi khách hàng là trung tâm và cơ cấu tổ chức linh hoạt liên tục thích ứng với sự thay đổi; Nhưng trong số 87% tổ chức tin rằng công nghệ kỹ thuật số có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ thì mới chỉ có 6% trong số này chuyển mình theo hướng linh hoạt thích ứng, số còn lại đang trong quá trình sắp xếp lại cách tổ chức công việc hoặc chưa có kết cấu chuẩn phù hợp với môi trường hoạt động kinh doanh mới. Các phương pháp quản lý tổ chức hiện tại không theo kịp sự thay đổi xã hội và kinh tế dẫn đến doanh nghiệp cần thiết kế lại cơ cấu tô chức theo hướng linh hoạt hướng tới các giá trị trong tổ chức và đặc biệt hướng tới khách hàng.
Theo Ths Vũ Thị lê Lan, thiết kế cơ cấu tổ chức không chỉ đơn thuần là việc thiết lập nên cấu trúc các phòng ban, mà là tính hiệu quả trong vận hành thông qua kết cấu đó đặc biệt trong vấn đề xây dựng và phát triển lộ trình công danh của người lao động trong doanh nghiệp. Do vậy trong cơ cấu tổ chức cần đặc biệt lưu ý đến tầm quan trọng của chuỗi giá trị bởi đó không chỉ phục vụ cho hoạt động kinh doanh mà còn giúp cho doanh nghiệp định hình được công tác quản trị chiến lược, quản trị nguồn nhân lực. Thông lệ tốt trong thiết kế cơ cấu tổ chức là không nên để vượt quá 5/6 phân tầng báo cáo trong một tổ chức và tránh để chỉ có một người báo cáo trong bộ phận trừ trường hợp là chuyên gia đặc biệt.
Thiết kế công việc tạo ra việc tối ưu hóa chi phí do giảm các tầng báo cáo trong tổ chức, hạn chế gia tăng các cấp bậc và các trường hợp tăng chức không hợp lý, loại bỏ được chức năng trùng lặp và trách nhiệm chồng chéo, thiết kế công việc đóng vai trò là nền tảng cho các quy trình quản lý tài năng của tổ chức. Liên quan đến kỹ thuật thiết kế công việc, diễn giả chia sẻ chi tiết về các bước trong công tác triển khai, từ khâu xác định mô hình công ty, xác định nhóm và vai trò công việc, thiết kế ngạch và bậc công việc và cuối cùng là phân tích thiết kế công việc. Lời khuyên từ chuyên gia của Deloitte cho thấy, khi thực hiện công tác thiết kế công việc, người làm cần giải thích và cung cấp định nghĩa cho các thuật ngữ một cách rõ ràng, ngắn gọn, miêu tả khung thiết kế công việc với ngôn ngữ khách quan, dựa trên cơ sở phân tích hơn là nhận định cá nhân và giải thích những kỹ năng, năng lực và hành vi nào là cần thiết để nhân viên phát triển trong công việc và lộ trình công danh cá nhân.
Phần thực hành bài tập khá thú vị, được Ban chuyên môn thiết kế lên 4 bài tập thực tiễn từ 4 nhóm ngành nghề (Sản xuất, Thương mại dịch vụ, CNTT và Ngân hàng) với các dữ liệu đầu vào rõ ràng (Quy mô Công ty, định hướng chiến lược, sản lượng, chuỗi giá trị ngành,…) giúp các thành viên tham dự được trải nghiệm công việc nghiên cứu khảo sát nhanh và cùng làm việc nhóm để đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại, qua đó tham khảo chuỗi giá trị ngành, định hướng chiến lược của Công ty,.. và đặc biệt sự phát triển trong giai đoạn cách mạng 4.0 của ngành để bố trí sắp xếp lại/ cập nhật cơ cấu tổ chức mới. Trên cơ sở cơ cấu tổ chức mới, các nhóm sẽ thảo luận nhanh về các chức năng chính của các phòng ban, tham khảo kỹ thuật xây dựng ngạch và bậc, tầm hạn kiểm soát và vận dụng hiểu biết thị trường ngành để thiết kế ngạch và bậc cho Công ty. Người tham dự cũng thấu hiểu rõ ràng rằng việc xác định ngạch và bậc công ty một cách gọn nhẹ sẽ đóng vai trò quan trong trong việc tăng tốc sự kết nối nhân sự trong tổ chức và phù hợp với việc thúc đẩy sự chuyển đổi của tổ chức, gia tăng năng suất và đem lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Để giúp hội viên tiếp tục áp dụng lý thuyết / hiểu biết thị trường vào thực hành, bài tập thiết kế công việc được yêu cầu xây dựng chức danh của một phòng ban cụ thể trên cơ sở ngạch và bậc đã được thiết kế tổng thể ở trước đó nhằm đưa ra được các chức danh với mô tả nhanh về nhiệm vụ của các chức danh. Để nhanh chóng xây dựng được chức danh và nhiệm vụ, có thể tham khảo các thư viện về chức danh và nhiệm vụ có sẵn của các tổ chức lớn và có uy tín bao gồm cả các tổ chức lớn về khảo sát lương và ghép vị trí với bậc công việc toàn cầu theo các quy mô công ty khác nhau. Việc đưa ra các chức danh và nhiệm vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp tăng năng suất lao động, cơ sở cho việc xây dựng lộ trình công danh và đặc biệt việc chi trả đãi ngộ sẽ được phân định rõ ràng, qua đó khích lệ được nhân tài trong tổ chức.
Tóm lại, chương trình hội thảo chuyên môn ngày 19-5-2019 mới chỉ đề cập đến một trong chuỗi các bước trong thiết kế cấu trúc công việc (Job architect) và trong môi trường làm việc hiện đại, các chức danh công việc đã phát triển để trở nên sáng tạo hơn và trong một số trường hợp, liệu chúng có còn là cách chính xác nhất để chỉ ra những công việc mà nhân viên thực hiện không? tuy nhiên, chức danh công việc vẫn quan trọng đối với mọi người và việc nhận được một chức danh mới có tác động tâm lý đối với nhân viên vì họ cảm nhận được rằng quản lý công nhận những nỗ lực của họ. Việc thay đổi chức danh sẽ giúp họ cảm thấy thành công hơn và như thể họ đang thăng tiến trong sự nghiệp (bởi mọi người trong lực lượng lao động đều muốn có cơ hội thăng tiến và phát triển. Không có cơ hội đó, việc giữ chân nhân tài, phần nào trở nên khó khăn hơn).
Cũng liên quan đến công tác thiết kế công việc, khán giả cũng được trải nghiệm qua phần chia sẻ những kinh nghiệm triển khai tốt của ThS. Nguyễn Ngọc Tùng – Giám đốc Công ty Cổ phần Dịch vụ Tư vấn BC. Theo đó, công tác thiết kế công việc theo dòng chảy công việc của mỗi mảng chức năng trong hoạt động của tổ chức, tùy theo các công đoạn trong dòng chảy công việc, tổ chức có thể xác định các chức danh công việc theo các đối tượng của dòng chảy công việc (theo sản phẩm, dịch vụ, khách hàng). Bên cạnh đó, diễn giả còn chia sẻ các vấn đề mà các tổ chức đang mắc phải khi sao chép chức danh công việc của công ty khác hoặc tham khảo trên “google” mà không tính đến các yếu tố đặc thù của công ty. Coi mỗi một cá nhân trong phòng ban, bộ phận là một vị trí công việc. Vị trí công việc thay đổi liên tục phụ thuộc vào ý chí chủ quan của trưởng bộ phận. Vị trí công việc thường thay đổi khi có sự thay đổi về nhân sự của phòng ban, bộ phận. và sau khi thiết kế chức danh công việc xong cần tính toán đến công tác định biên nhân sự để nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm chứng việc thiết kế công việc và phù hợp với sự phát triển của tổ chức.
Ths. Nguyễn Ngọc Tùng – Giám đốc Công ty Cổ phần Dịch vụ Tư vấn BC
Tại buổi hội thảo, Ban Phát triển hội viên cũng vinh dự giới thiệu kết nạp thêm những hội viên mới, nâng con số hội viên đến thời điểm tháng 05/2019 lên hơn 260 người.
Kết nạp hội viên mới
Ban Tổ chức xin trân trọng cảm ơn các diễn giả và các đối tác đồng hành: #OOC-digiiMS Solutions https://www.facebook.com/oocdigiims/ , #TinhvanConsulting– https://www.facebook.com/TinhvanConsulting/, #Base.vn- https://www.facebook.com/base.vietnam/. Chúng tôi vô cùng biết ơn và trân trọng hội viên HRA yêu quý cùng toàn thể khách tham dự đã cùng HRA trải nghiệm buổi hội thảo bổ ích, cập nhật các kiến thức và kỹ năng liên quan đến việc thiết kế, tổ chức công việc một cách phù hợp cho doanh nghiệp.
Đại diện HRA tặng hoa tới các đối tác đồng hành và các nhà tài trợ
Thanh Tuyền – Ban Truyền thông đối ngoại – HRA
Những hình ảnh của hội thảo: Tại đây
Kế hoạch của ban Chuyên môn Lương thưởng và đãi ngộ trong năm 2019:
Kết quả đánh giá của người tham dự với hội thảo chuyên môn:
Đánh giá mức độ hài lòng về NỘI DUNG CỦA HỘI THẢO (68 responses): 88,2%
Đánh giá mức độ hài lòng về DIỄN GIẢ (68 responses): 76,5%
Đánh giá về Tính ứng dụng thực tiễn của Kiến thức được chia sẻ tại hội thảo (68 responses): 78 %
Đánh giá về mức độ hài lòng về CÔNG TÁC TỔ CHỨC/ HẬU CẦN (68 responses): 94.1 %
