[PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC – ĐÁP ỨNG TƯƠNG LAI] – Phần 2: Quy trình Phát triển Tổ chức (15/09/2021)

Phát triển tổ chức (OD) là một quá trình liên tục, thường mất ít nhất một năm để bắt đầu và có thể tiếp tục trong thời gian dài không xác định. Quá trình này khá phức tạp, cần có sự hỗ trợ của lãnh đạo ở cấp cao nhất, từ việc thông qua chủ trương đến chỉ đạo trực tiếp cả quá trình. Từ bài viết số 1, chúng ta đã có một số kiến thức tổng quát về OD và các mô hình thực hiện, bạn đã lựa chọn được cho Doanh nghiệp mình một mô hình nào cụ thể chưa? Hãy cùng nhau bắt tay vào việc chuyển đổi trong bài viết số 2 về Quy trình Phát triển Tổ chức.

1. 7 bước tiếp cận Phát triển tổ chức hiệu quả

Phát triển tổ chức có nhiều cách tiếp cận khác nhau nhưng một quy trình OD điển hình thường bao gồm 7 bước sau đây:

Tham vấn ban đầu: Gặp gỡ đơn vị tư vấn phát triển tổ chức (hoặc một chuyên gia trong công ty) để thảo luận về các mục tiêu cho quá trình này. Sau đó, đơn vị tư vấn sẽ xác định cách thức tiến hành hiệu quả nhất.

Thu thập dữ liệu: Đơn vị tư vấn phát triển tổ chức sẽ sử dụng các công cụ như khảo sát, phỏng vấn và các kỹ thuật thu thập phản hồi khác để thu thập dữ liệu về vấn đề. Họ sẽ gặp gỡ nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức.

Phản hồi và thảo luận về dữ liệu: Dữ liệu thu thập sẽ được cung cấp cho các nhóm tham gia vào quá trình phát triển tổ chức. Các nhóm này sẽ xem xét dữ liệu và cho phản hồi.

Lập kế hoạch hành động và giải quyết vấn đề: Các nhóm sử dụng dữ liệu và phản hồi để tạo ra một kế hoạch hành động nhằm giải quyết các vấn đề mà tổ chức phải đối mặt. Kế hoạch cụ thể phải nêu rõ người chịu trách nhiệm, giải pháp, hành động và thời điểm thực hiện.

Xây dựng nhóm: Tiến hành các cuộc họp nhóm và các hoạt động xây dựng nhóm trong toàn bộ quá trình phát triển tổ chức để giúp nuôi dưỡng văn hóa công ty lành mạnh. Đây là thời gian để các nhóm nhìn lại cách thực hoạt động và gắn kết, đã thực sự là một “team” hay chỉ là “group”. Sự tin tưởng hay cách trao đổi cởi mở giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

Phát triển liên nhóm: Ngoài các nhóm nhỏ truyền thống, tạo các liên nhóm bao gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau. Cách này sẽ giúp tăng cường giao tiếp và cộng tác trong toàn công ty. Hoàn thiện và cập nhật sơ đồ tổ chức để theo dõi các đội ngũ mới này.

Đánh giá và Theo dõi: Đơn vị tư vấn sẽ giúp tổ chức đánh giá chương trình và tìm ra những khiếm khuyết nếu có, đồng thời điều chỉnh, bổ sung những điểm mà chương trình ban đầu được cho là không hiệu quả và cần cải thiện. Toàn bộ quá trình này được theo dõi để đánh giá hiệu quả.

 

2. Mô hình 5 bước Phát triển Tổ chức

Ngoài chương trình tiếp cận ở mục 1, có thể phát triển tổ chức theo mô hình 5 bước, bởi OD là một quá trình chứ không phải là một giải pháp cụ thể cho một vấn đề nhất định.

Nhận dạng và định nghĩa vấn đề:

Hiểu và xác định vấn đề trong tổ chức của mình là bước đầu tiên trong quy trình OD. Nhận thức vấn đề bao gồm kiến ​​thức về các vấn đề có thể xảy ra đối với sự phát triển của tổ chức, sự hài lòng của con người, hiệu quả hoạt động của tổ chức và việc sử dụng nguồn nhân lực.

Thu thập dữ liệu cần thiết:

Thu thập dữ liệu có lẽ là hoạt động quan trọng nhất trong mọi quá trình OD. Phỏng vấn cá nhân, quan sát cá nhân và bảng câu hỏi là cơ sở phổ biến nhất để thu thập dữ liệu.

Chẩn đoán:

Không có công thức nào để chẩn đoán chính xác. OD đòi hỏi kỹ năng quan sát, phân tích và tổng hợp đáng kể vì hầu hết các vấn đề thường được các thành viên tổ chức diễn đạt không rõ ràng. Trước khi đưa ra quyết định, thông tin thu thập được phải được kiểm tra.

Chẩn đoán không nên giới hạn trong một vấn đề duy nhất. Thông thường, các yếu tố quan trọng như thái độ, nguồn lực sẵn có, v.v., phải được tính đến trong giai đoạn chẩn đoán. Những cuộc điều tra sẽ giúp xác định vấn đề một cách rõ ràng, chẩn đoán hỗ trợ các nhà hoạch định xác định nguồn gốc của vấn đề từ đó xác định được những thay đổi được yêu cầu.

Lập kế hoạch Thay đổi và Thực hiện:

Can thiệp được coi là giai đoạn hành động, là một tập hợp các hoạt động được lập kế hoạch trong quá trình OD. Theo French và Bell, “Các biện pháp can thiệp bao gồm các ứng dụng phát triển trong phạm vi dài của các kỹ thuật OD nhằm mục đích thay đổi các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức”.

Đánh giá và phản hồi:

Khi kết thúc một giai đoạn, việc đánh giá giúp nhìn nhận lại việc đã thực hiện có đúng hay không và có cần phải làm thêm điều gì trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Phản hồi là quá trình chuyển tiếp các đánh giá tới các nhân viên và nhóm liên quan. Thông tin phản hồi phải được xử lý cẩn thận vì đôi khi chúng bị lẫn vào các yếu tố cảm xúc. Điều quan trọng cần nhớ là phản hồi phải dựa trên dữ liệu hệ thống toàn diện và nên bao gồm cả việc đánh giá chính mô hình thay đổi.

Khả năng cạnh tranh của mỗi tổ chức gồm những nguồn lực và năng lực riêng biệt nhằm giúp họ giành chiến thắng trên thương trường, đó có thể là con người (một nhà lãnh đạo doanh nghiệp như Elon Musk hoặc nhóm lãnh đạo Google), một sản phẩm sáng tạo (SpaceX), một dịch vụ cao cấp (Four Seasons Hotels), văn hóa (Zappos) hay phản ứng của tổ chức với sự thay đổi nhu cầu của thị trường (tiên phong). Mục tiêu của OD chính là phát triển những khía cạnh này, vì chúng hướng tới tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Như vậy, quá trình phát triển tổ chức khác với sự thay đổi ngẫu nhiên. OD tập trung xây dựng khả năng đánh giá hoạt động hiện tại của tổ chức và điều chỉnh nó để đạt được mục tiêu. Do đó, nó là một quá trình liên tục, trong khi các quá trình thay đổi khác thường là tạm thời. Điều này cũng nhấn mạnh sự phù hợp của OD trong thế giới VUCA này, nơi sự thay đổi đang trở thành một yếu tố bất biến. OD là một cách tiếp cận thích hợp để đảm bảo sự thay đổi liên tục này. Chúc bạn thành công trong quá trình OD cho tổ chức của mình.

 

Link đăng ký tham dự hội thảo “Phát triển tổ chức  – Đáp ứng tương lai” : https://bom.to/dCyv1D

 

Tài liệu tham khảo:

https://www.businessmanagementideas.com/organization/development-process/the-organization-development-process/19236

https://pingboard.com/blog/organizational-development-process-guide-to-help-template/

https://www.aihr.com/blog/organizational-development/

https://odclick.com/chuyen-san/tu-duy-va-cong-cu/phat-trien-to-chuc-nen-tang-vung-chai-truoc-moi-thach-thuc/

https://www.td.org/talent-development-glossary-terms/what-is-organization-development